Projektplanung

Work_Projektmanagementplan
Die Projektplanung gehört zu den zentralen Phasen eines Projekts. Hier werden alle relevanten Informationen gesammelt, strukturiert und basierend darauf Entscheidungen und Vorgaben abgeleitet.

Es wird an dieser Stelle drauf verzichtet, einzelne Planungsdokumente zu beschreiben. Es geht in diesem Beitrag um einige wichtige Entscheidungen, die im Rahmen der Planung gefällt werden müssen.

Herausforderung

Wie wird die Projektplanung strukturiert, welche Dokumente entstehen?

Wie wird dafür gesorgt, dass die Planung umgesetzt wird?

Wie werden Planänderungen eingespeist und umgesetzt?

Wie wird sichergestellt, dass die Vorgaben (Vertrag, Normen, Gesetze etc.) berücksichtigt werden?

Inwiefern fliessen Erfahrungen aus der Realisierung in die Planung zurück?

Lösung

Als übergeordnetes Dokument sollte ein Projektmanagement-Plan erstellt werden. Je nach Komplexität und Umfang des Projektes braucht es zusätzliche Dokumente wie

  • Ressourcenplan,
  • Terminplan,
  • Beschaffungsplan,
  • Qualitätsplan,
  • Testkonzept
  • Dokumentationsplan,
  • Integrationskonzept,
  • Finanzplan usw.

Elementar scheint mir, dass bei der Erstellung der Projektplanung auf die Praxistauglichkeit Wert gelegt wird. Die Planung soll schliesslich die Basis für die Umsetzung sein. Auch der Aspekt der ergonomischen Weiterpflege sollte berücksichtigt werden. Es ist davon auszugehen, dass selbst der beste Plan mehrmals im Laufe eines längeren Projektes angepasst werden muss.

Die systematische Umsetzung der Planung ist erfahrungsgemäss gar nicht so selbstverständlich wie man annehmen könnte. Das liegt primär daran, dass in der Planung die Praxistauglichkeit zu wenig berücksichtigt wurde. Im Sinne eines agilen Ansatzes sollte bereits in der frühen Planungsphase Personen mit ausführenden Aufgaben einbezogen werden, dies zum Beispiel als Reviewer von Planungsdokumenten. Ein weitere Grund für die “nicht-Berücksichtigung” der vorliegenden Planungen liegt daran, dass die Planungsverantwortlichen ihre Planungsvorgaben und die zu Grunde liegenden Überlegungen zu wenig transportieren und davon ausgehen, dass die Planung automatisch verstanden und umgesetzt wird. Aktive Übergaben helfen, die Ausführung mit den Plänen zu versorgen und diese zu instruieren. Das erhöht die Umsetzungsgenauigkeit und hilft, die Überlegungen des Planers zu kommunizieren.

Änderungen sind häufig Fluch und Segen zugleich in einem Projekt. Zum einen führen sie üblicherweise zu Verbesserungen und erhöhen damit den Nutzen, was bei Kundenprojekten oft auch willkommene Umsatzsteigerungen bringen, andererseits können Änderungen auch ein massiver Treiber der Projekt-Komplexität sein. Es ist also häufig eine Gratwanderung: Auf der einen Seite stehen finanzieller Erfolg und erhöhter Nutzen, auf der anderen Seite steht die Belastbarkeit der Organisation bezüglich Projektänderungen. Unabdingbar ist der Einsatz eines spezifischen Änderungsprozesses, idealerweise Tool-unterstützt. Persönlich wurden sehr positive Erfahrungen mit Jira gesammelt.

Die Berücksichtigung aller relevanten Vorgaben gehört mit zu den grössten Herausforderungen eines Projektes; speziell wenn man sich auf “neuem Territorium” bewegt, das heisst wenn man sich nur wenig an vorangegangenen Projekten orientieren kann, zum Beispiel weil man erstmalig ein Projekt für eine bestimmte Branche realisiert. Man kommt nicht darum herum, die Vorgaben zusammenzutragen und dann einer Analyse bezüglich Relevanz und Erfüllung zu unterziehen. “Hard things are hard.” Bei erwartbaren Abweichungen der vorgesehenen Lösung zu den relevanten Vorgaben müssen zeitnah Massnahmen zur Schliessung der Lücken definiert werden. Die Resultate dieser Analyse müssen im Rahmen des Risikomanagements geeignet berücksichtigt werden.

Die Lernfähigkeit der Projektorganisation wird durch den Regelkreis Planen-Umsetzen-Prüfen-Verbessern sichergestellt. Wichtig ist, dass der Regelkreis häufig und in kurzen Zeitabfolgen durchlaufen werden kann, damit die ergriffenen Korrekturmassnahmen schnell ihre Wirkung entfalten. Ein institutionalisierter Austausch zwischen Planung und Realisierung hilft, das gegenseitige Verständnis zu fördern und bildet eine gute Basis, um Verbesserungen rasch umzusetzen. Fehlt dieser Austausch muss der Projektleiter seine Rolle als Vermittler wahrnehmen.

Kundennutzen

Mittels qualitativ hochstehender Planung werden die optimalen Voraussetzungen für die Umsetzung geschaffen.

Einen fundierten PM-Plan erhalten?