Delegation braucht Legitimation. Der handlungsfähige Projektleiter muss die Legitimation haben, Aufträge zu erteilen. Ist die Zuständigkeit für eine spezifische Aufgabe unbekannt, sollten ihm ein Blick auf das Projektorganigramm und auf die Verantwortlichkeitsmatrix Klärung bringen. Sollten die Verantwortlichkeiten häufig unklar bleiben muss das ein Signal für den Projektleiter sein, umgehend die Zuständigkeiten zu klären und zu dokumentieren.

Delegation braucht Kommunikation. Neue Aufgaben können zum Beispiel schriftlich beschrieben und anschliessend mündlich instruiert werden. Für die Delegation einer Aufgabe erscheint mir folgende Formulierung angemessen: Ich bedanke mich für die Ausführung bis zum… [Datum]. Der Projektleiter benötigt aus meiner Sicht üblicherweise keine aktive Quittierung im Sinne von „Auftrag angenommen“, sofern er vorgängig Zuständigkeit und Verfügbarkeit geklärt hat.

Delegation braucht klare Zielvorgaben. Diese werden üblicherweise Termine, erwartete Arbeitsresultate und die zur Verfügung stehenden Ressourcen beinhalten. Je selbständiger und routinierter die Organisation, je mehr Freiraum kann für den Lösungsweg zugestanden werden. Es gilt ein Fingerspitzengefühl zu entwickeln, um die Leute herauszufordern und gleichzeitig nicht zu überfordern.

Delegation braucht Vorbereitung. Die Ineffizienz bei der Delegation führt üblicherweise auch nicht zu Effizienz bei der Umsetzung einer Aufgabe. Ungenügende Umsetzung erfolgt, wenn die Rahmenbedingungen und Spezialitäten der Aufgabenstellung nicht kommuniziert werden. Der Leerlauf vervielfacht sich, je mehr Personen beauftragt werden. Deshalb wird sich die seriöse Vorbereitung für die Übergabe einer Aufgabe immer lohnen.