Zur systematischen Nutzung eines Management-Standards und Etablierung einer Best Practice werden die zugehörigen Prozesse formal dokumentiert. So können parallel laufende oder anschliessende Aktivitäten und Projekte optimal von den Erfahrungen profitieren. Durch die Einführung eines (Projekt)management-Systems profitieren sowohl die zukünftigen Vorhaben wie auch die Organisation selbst vom erlangten Wissen und den vielseitigen Erfahrungen der vergangenen Aktivitäten.
Im Rahmen meiner Tätigkeiten habe ich unzählige Prozesse entwickelt, dokumentiert, verfeinert, optimiert und in der Umsetzung erfolgreich angewendet. Persönliche Kontrollen der Umsetzbarkeit, aufgetauchte Qualitätsabweichungen sowie die Rückmeldungen der beteiligten Mitarbeiter führten dazu, dass die Prozesse inkrementell verbessert wurden. So entstand eine optimal auf die Bedürfnisse der Anwender zugeschnittene Dokumentation, die eine hohe Effizienz und Qualität in der Umsetzung ermöglichte. Basierend auf den ausgefüllten Checklisten konnte jederzeit die Prozesstreue und der Stand der Arbeiten nachvollzogen werden.
Mögliche Bestandteile eines PM-Standards
Prozess-
beschreibungen
Checklisten
PM-
Zertifizierungen
Lerninhalte
Muster / Lehren
Foto-
dokumentationen
Schnittstellen-
Beschreibungen
Elektronische
Vorlagen
Workflow
System
Mögliches Vorgehen beim Aufbau und der Einführung eines PM-Systems
Vorgehen und Fragestellungen in Phase 1:
- Welche primären Ziele sollte das System erfüllen? Häufig ist es eine Kombination aus Folgendem: Qualität und Nachvollziehbarkeit verbessern, Onboarding vereinfachen und beschleunigen, Marge steigern, Planungsgenauigkeit optimieren, effektiver und effizienter werden, usw.
- Festlegen der Ziele in Übereinstimmung mit der Firmenstrategie
Weitere mögliche Schritte in Phase 2:
- Bestehende Prozesse, Abhandlungen und Checklisten beiziehen
- Inputs aus Lessons Learned abholen
- Berücksichtigung der übergeordneten Managementhandbücher, Normen und Regulatorien
Schritte der Phase 3:
- Handlungsfelder definieren und im Detail planen, basierend auf den Klärungen der Phase 1 und 2
Schritte der Phase 4:
- Umsetzung der definierten Aktivitäten mit enger Abstimmung untereinander
Hinweise aus der Praxis
- Den Aufbau eines Managementsystems als eigenes Projekt aufsetzen.
- Die späteren Anwender des Systems frühzeitig einbeziehen. Ihre Hinweise sind Gold wert. Ihre Bedenken sind ernst zu nehmen.
- Ein spezielles Augenmerk ist auf die Prozess-Schnittstellen zu legen. Dort kommt es am ehesten zu Reibungsverlusten und Missverständnissen.
- Nicht alles auf einmal ändern, sondern in einer vernünftigen Kaskade das System aufbauen.
- Arbeitsergebnisse möglichst rasch an konkreten Objekten erproben.
- Fürsprecher in der Organisation identifizieren und konsequent dafür sorgen, dass diese ihre positive Haltung in Bezug auf das Managementsystem beibehalten.
- Realistische Termine planen. Rom wurde nicht an einem Tag gebaut. Ein bestehendes System ist vielleicht über Jahre gewachsen. Es kann nicht innerhalb von kürzester Zeit abgelöst werden.
- Kontrollieren, dass das neu zur Verfügung stehende System von allen Beteiligten verwendet wird. Es dürfen sich keine „Schattensysteme“ etablieren.